Come fare un business plan per il tuo hotel

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Se possiedi, o hai in gestione, un hotel l’elaborazione di un business plan si rivela un processo di importanza capitale per il suo successo e la sua sostenibilità, funzionando da faro guida per l’orientamento strategico e operativo dell’entità aziendale. Un documento di tale portata non si limita a fungere da strumento di persuasione per potenziali investitori, ma assume il ruolo di mappa dettagliata per il percorso intrapreso dall’hotel, includendo l’analisi di fattibilità, la pianificazione finanziaria, il marketing, le operazioni e la gestione del rischio.

Nell’ambito di questo testo, sarà di fondamentale importanza articolare con precisione le componenti strutturali, le quali comprendono l’analisi dettagliata degli obiettivi aziendali, sia quelli di immediata attuazione che quelli proiettati nel lungo termine, insieme alle relative metriche di valutazione delle performance, comunemente denominate Key Performance Indicators e a tutte le attività dispiegate e fattibili per realizzare le aspettative numeriche desiderate e previste.

La finalità di questo blog sarà di fungere da summa informativa e procedurale, offrendo un percorso delineato per la realizzazione di un business plan solidamente costruito, in grado di supportare l’hotel nel panorama economico e competitivo attuale.

Definizione degli obiettivi di business 

Nell’ambito della definizione degli obiettivi di un business, in particolare nel settore alberghiero, è imperativo adottare un approccio metodico e sistematico che faciliti la tracciabilità del percorso verso il successo e la sostenibilità a lungo termine. L’impresa deve innanzitutto delineare con chiarezza gli obiettivi a breve termine, che possono spaziare dall’incremento del tasso di occupazione, all’ottimizzazione dei costi operativi, fino al miglioramento del servizio clienti e all’aumento del revenue per available room (RevPAR). Questi obiettivi dovrebbero essere tangibili, misurabili e raggiungibili entro un orizzonte temporale specifico, fornendo un immediato feedback sulla direzione e l’efficacia delle strategie operative messe in atto.

In parallelo, gli obiettivi a lungo termine richiedono una visione più ampia e strategica, includendo l’espansione della struttura alberghiera, l’innovazione nell’offerta dei servizi, la penetrazione in nuovi mercati e la fidelizzazione della clientela. Questi obiettivi servono a consolidare la posizione competitiva dell’hotel e a garantire la sua crescita e la sua evoluzione nel tessuto economico in continuo cambiamento.

Le Key Performance Indicators (KPI)

La misurazione del successo di tali obiettivi implica l’impiego di Key Performance Indicators (KPI) specifici per il settore alberghiero.
Tra questi si annoverano il già menzionato RevPAR, l’average daily rate (ADR), il tempo medio di permanenza degli ospiti, il costo per acquisizione cliente (CPA), il net promoter score (NPS) che indica il livello di soddisfazione e fidelizzazione dei clienti, e il tasso di conversione delle prenotazioni online. Ciascuno di questi indicatori fornisce insight critici sul rendimento delle varie aree dell’hotel, permettendo ai gestori di adeguare tempestivamente le strategie e di ottimizzare le risorse.

Per realizzare una misurazione efficace, è necessario che i KPI siano integrati in un sistema di reporting che faciliti l’analisi dei dati e la condivisione delle informazioni all’interno dell’organizzazione. Strumenti di business intelligence e dashboard personalizzabili diventano, in questo contesto, risorse indispensabili per visualizzare le performance in tempo reale e prendere decisioni basate su dati concreti.

Inoltre, è essenziale che i KPI vengano continuamente rivisti e aggiornati in base all’evoluzione del mercato e alle dinamiche interne all’hotel. Solo attraverso un processo iterativo di valutazione e adeguamento è possibile assicurare che gli obiettivi di business rimangano allineati con le condizioni di mercato attuali e future.

La definizione degli obiettivi del business e la loro misurazione attraverso KPI appropriati costituisce la colonna vertebrale della strategia aziendale di un hotel. Con questi presupposti, l’entità alberghiera può aspirare non solo a raggiungere, ma anche a superare le aspettative degli stakeholder, consolidando la sua posizione nel mercato alberghiero globale.

Analisi del Mercato

Oltre all’analisi degli obiettivi in un business plan va considerata anche l’analisi del mercato, un processo imprescindibile che permette di sondare le dinamiche competitive e consumeristiche che influenzano l’industria alberghiera. In questo contesto, la prima fase dell’analisi è focalizzata sull’identificazione del target di mercato, un passaggio critico che richiede la segmentazione della clientela potenziale attraverso variabili demografiche, psicografiche, comportamentali e geografiche.
Questa disamina consente di rilevare le necessità e le preferenze dei diversi cluster di consumatori, da quelli che privilegiano l’esclusività e il lusso a coloro che ricercano soluzioni economiche e funzionali, passando per il segmento in crescita dei viaggiatori attenti alla sostenibilità e all’impatto ambientale delle loro scelte.

Proseguendo, l’analisi della concorrenza è un altro pilastro fondamentale. Questa parte dell’analisi si avvale di tecniche come il benchmarking e la SWOT analysis (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) per valutare le capacità competitive degli hotel rivali, le strategie di pricing, le offerte di servizi, le iniziative di marketing, le alleanze strategiche e i canali distributivi. Un’indagine minuziosa consente di discernere le best practices del settore e di identificare le lacune nel mercato che l’hotel può colmare per differenziarsi e acquisire un vantaggio competitivo.

Per quanto concerne i trend di mercato e le previsioni di settore, è essenziale eseguire un’analisi predittiva che tenga conto dei cambiamenti socio-economici, dei progressi tecnologici, delle evoluzioni legislative e delle tendenze emergenti nel comportamento dei consumatori. L’adozione di modelli predittivi avanzati e il monitoraggio costante dei dati di settore permettono di prevedere le traiettorie del mercato e di adattare proattivamente le strategie aziendali. La digitalizzazione, la personalizzazione dell’esperienza cliente, la domanda di esperienze autentiche e locali, e l’integrazione di principi di sostenibilità sono solo alcune delle tendenze che attualmente plasmano l’industria alberghiera.

Per una valutazione esaustiva delle previsioni di settore, è inoltre fondamentale l’analisi dei dati macroeconomici, quali il PIL, i tassi di occupazione, i flussi turistici e gli indicatori di fiducia dei consumatori, insieme ai dati settoriali, come i tassi di occupazione alberghiera, i dati sulle nuove aperture di strutture e le statistiche sui viaggi internazionali.

La realizzazione di un’analisi di mercato meticolosa da inserire in un perfetto business plan si traduce nella capacità di intercettare come posizionarsi strategicamente all’interno di un contesto competitivo, di rispondere in maniera agile ai mutamenti del mercato e di formulare un’offerta che risuoni con le esigenze e le aspettative della clientela sempre più informata e esigente. In questo scenario, un hotel può non solo sopravvivere ma prosperare, anticipando i bisogni dei clienti e superando la concorrenza grazie a un’offerta di servizi distintiva e di alta qualità.

Strategia di branding e posizionamento

Fa parte di una creazione di un business plan funzionale anche la dettagliata creazione di un’identità di brand coerente e incisiva che rappresenta il fulcro di ogni strategia di branding e posizionamento di successo nel settore alberghiero. Tale processo si inquadra nella definizione di una narrazione aziendale che incarni i valori, la mission e la vision dell’hotel, consolidando un’immagine distintiva nella mente del consumatore. La risonanza del brand si fonda sull’autenticità e sulla capacità di comunicare una promessa al cliente che sia tanto unica quanto memorabile.

L’articolazione nel business plan di questa identità implica una cura meticolosa nella selezione di elementi visivi, come il logo, la palette di colori e la tipografia, nonché nei modi di comunicazione, dal tono di voce alle modalità di interazione con la clientela. Ogni dettaglio contribuisce a costruire una percezione del brand che deve essere coerente in ogni punto di contatto con il cliente, dal sito web alle piattaforme social, dai materiali di marketing alle esperienze in loco.

La Unique Selling Proposition

L’identità di brand si solidifica ulteriormente attraverso la definizione della Unique Selling Proposition (USP), ovvero quel fattore o insieme di attributi che rendono l’offerta dell’hotel unica sul mercato. La USP può risiedere in un servizio esclusivo, in una location particolare, in pratiche di sostenibilità avanzate, o in un’esperienza cliente superlativa. È l’USP che distingue il brand nel settore ricettivo, permettendogli di emergere in un mercato affollato e di attrarre una clientela in linea con il profilo di ospite ideale dell’hotel.

Le strategie di pricing

Un aspetto intrinseco al posizionamento del brand è rappresentato dalle strategie di pricing. La politica dei prezzi, infatti, non può prescindere dal posizionamento che si desidera raggiungere: un hotel di lusso adotterà una strategia di premium pricing per sottolineare l’eccellenza del servizio e l’esclusività dell’esperienza, mentre un hotel che mira a un segmento più ampio potrebbe adottare una strategia di penetration pricing o di value pricing, a seconda delle specificità del servizio offerto e delle esigenze del target di riferimento.

È fondamentale, pertanto, che la strategia di pricing sia allineata con l’identità di brand e la USP: il prezzo comunica al cliente il valore percepito dell’offerta e si configura come uno dei principali levers di posizionamento. In tale contesto, il pricing dinamico, basato su algoritmi capaci di adattare le tariffe in tempo reale in funzione della domanda, della stagionalità e della concorrenza, si rivela una leva strategica per massimizzare sia l’occupazione che il revenue per available room (RevPAR), ottimizzando il rendimento finanziario dell’hotel nel rispetto della propria immagine di brand.

Analisi finanziaria

Rientra nella creazione di un buon business plan anche la rigorosa analisi finanziaria, che costituisce la colonna portante della pianificazione aziendale e della sostenibilità economica di qualsiasi impresa alberghiera. È attraverso l’accurata stima dei costi iniziali e operativi, nonché l’attenta proiezione dei flussi di cassa, che si può definire una roadmap finanziaria affidabile, capace di guidare gli stakeholder attraverso il complesso panorama economico dell’ospitalità.

Nello specifico i costi iniziali che vanno stabiliti su di un business plan  sono un aggregato delle spese necessarie per l’attivazione del business dell’hotel e includono l’acquisizione o la costruzione dell’immobile, gli arredi, le attrezzature, le tecnologie di gestione e comunicazione, nonché i costi per le risorse umane e le spese legali e di licenza. Un’accurata stima di questi costi richiede una disamina dettagliata delle specifiche necessità infrastrutturali e operazionali, tenendo in considerazione le variabili di mercato e anche le contingenti normative locali.

Per quanto riguarda i costi operativi, si tratta di spese ricorrenti che comprendono ma non si limitano a retribuzioni del personale, manutenzione, utenze, marketing e spese amministrative. Una previsione precisa di tali uscite è cruciale per la formulazione di un budget operativo equilibrato e per l’implementazione di strategie di contenimento dei costi senza pregiudicare l’eccellenza del servizio.

A completare il cerchio le proiezioni di flusso di cassa, che si basano su modelli predittivi e considerano entrate ricorrenti e pagamenti, con l’intento di delineare la liquidità aziendale nel medio e lungo termine. Questi modelli devono essere suffragati da ipotesi realistiche relative ai tassi di occupazione, ai prezzi medi giornalieri, alla spesa media per ospite e ad altri indicatori di performance dell’hotel, e devono essere flessibili abbastanza da adattarsi a cambiamenti di scenario.

Solo così è possibile realizzare il punto di pareggio, ovvero il break-even point, il momento in cui i ricavi totali eguagliano i costi totali e l’hotel inizia a generare profitto. La determinazione di questo indicatore è essenziale per comprendere la timeline di recupero dell’investimento iniziale e richiede un’attenta valutazione della struttura dei costi e del potenziale di generazione dei ricavi.

La concreta analisi finanziaria è, pertanto, di fondamentale importanza nel contesto di un business plan per un hotel, fungendo da guida per le decisioni di investimento e da difesa contro le insidie finanziarie. I modelli utilizzati devono essere robusti, basati su dati veritieri e adeguatamente sensibili alle variabili di mercato, per garantire una visione finanziaria che sia al tempo stesso ottimista e conservativa. Ecco perché è fondamentale che un business plan venga fatto con profonda conoscenza e competenza del mercato e del settore. Proprio per questo sono molte le strutture dell’hotellerie che oggi hanno affidato a noi di Italian Hotel Company la creazione del loro business plan. Contattaci oggi stesso per un colloquio conoscitivo: il successo del tuo hotel è nelle tue mani e con noi sarà una certezza.